Hoe maak je een Peppol e-factuur in Exact Online? Stap-voor-stap handleiding

Peppol e-facturatie kan in het begin wat ingewikkeld lijken, maar met Exact Online is het eigenlijk heel eenvoudig. In deze blogpost leg ik stap voor stap uit hoe je een Peppol e-factuur opmaakt en verstuurt. Deze handleiding is geschikt voor beginners en blijft nauwkeurig, zodat je zeker weet dat je alles goed doet.

1. Wat is Peppol e-facturatie?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk dat het versturen en ontvangen van elektronische facturen vereenvoudigt. Het is veilig, gestandaardiseerd en wordt vaak gebruikt voor facturatie aan bedrijven en overheden. Dankzij Peppol kun je facturen digitaal uitwisselen zonder gedoe met papieren documenten of e-mails.

2. Voor wie moet ik Peppol e-facturen opmaken?

Je moet Peppol e-facturen opmaken voor klanten die geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk. Dit zijn vaak bedrijven of overheidsinstanties die elektronische facturatie verplicht stellen. 

Vanaf 01-01-2026 ben je verplicht om elektronische facturen te versturen naar alle belastingplichtige klanten.

In Exact Online kun je eenvoudig zien welke van jouw klanten op Peppol zijn aangesloten (zie stap 3.2.2).

3. Peppol en Exact Online

Exact Online ondersteunt Peppol volledig, zodat je zowel facturen kunt verzenden als ontvangen via dit netwerk. Hieronder leg ik uit hoe je alles instelt en gebruikt.

3.1 Hoe activeer ik Peppol in Exact Online?

Volg deze stappen om Peppol te activeren:

1. Klik linksboven op de naam van je dossier.
2. Ga naar Instellingen > Elektronische facturen.
3. Kies voor het activeren van Peppol.
   • Je moet eenmalig 1 cent betalen om te verifiëren dat je bedrijf legitiem is.
   • Belangrijk: Gebruik een bankrekening die op dezelfde naam staat als je bedrijfsnaam, anders werkt de activatie niet.
4. Kies of je Peppol wilt gebruiken om facturen te verzenden, te ontvangen, of beide.
   • Ter info: Je kunt in meerdere softwarepakketten Peppol gebruiken om facturen te verzenden, maar je kunt facturen maar op één plek ontvangen. Als je Exact Online gebruikt voor je boekhouding, activeer dan beide opties hier.

Bron: https://player.vimeo.com/video/488562144

3.2 Hoe maak ik mijn dossier klaar voor Peppol?

Voordat je Peppol-facturen kunt versturen, moet je ervoor zorgen dat je dossier en klantgegevens correct zijn ingesteld. Volg deze stappen:

3.2.1 Controleer de gegevens van je klanten

• Zorg ervoor dat al je klanten een correct btw-nummer of ondernemingsnummer hebben ingevuld in Exact Online.
• Dit nummer wordt gebruikt om te controleren of een klant op Peppol is aangesloten.
• Alternatief: Sommige klanten gebruiken een GLN- of OIN-nummer voor Peppol. Zorg dat dit ook correct is ingevuld als dat van toepassing is.

3.2.2 Controleer welke klanten op Peppol zijn aangesloten

1. Ga naar Relaties > Klanten > Overzicht.
2. Voeg de kolom "Geregistreerd op Peppol" toe aan je overzicht (als je deze nog niet ziet).
   • Klik op de kolomkoppen en pas de weergave aan om deze kolom toe te voegen.
   • 
3. In deze kolom zie je welke klanten al op Peppol zijn geregistreerd.

3.2.3 Stel de verzendmethode in voor Peppol-klanten

1. Bewerk een klant die op Peppol is geregistreerd (klik op de klantnaam en dan bovenaan op de knop "bewerken").
2. Ga naar het veld "Methode versturen facturen".
3. Selecteer "Versturen via Peppol".
   • Dit zorgt ervoor dat facturen voor deze klant automatisch via Peppol worden verzonden.

3.3 Hoe verstuur ik mijn eerste Peppol-factuur?

Nu je alles hebt ingesteld, kun je je eerste Peppol-factuur versturen. Volg deze stappen:

1. Ga naar Verkoop > Facturen > Aanmaken.
2. Maak de factuur zoals je gewend bent (vul alle gegevens in, zoals producten, bedragen, etc.).
3. Controleer of de klant op Peppol is ingesteld (zie stap 3.2.3).
   • Als de klant op Peppol is ingesteld, kun je bovenaan kiezen voor "Verzenden gebaseerd op klant".
     • Exact Online stuurt de factuur dan automatisch via Peppol voor Peppol-klanten, of per e-mail voor niet-Peppol-klanten.
   • Alternatief: Klik bovenaan direct op "Verzenden via Peppol" als je zeker weet dat je via Peppol wilt versturen.
4. Klik op verzenden en de factuur wordt via Peppol verstuurd.

3.4 Hoe volg ik mijn Peppol e-factuur op?

Nadat je een factuur hebt verstuurd, kun je de status ervan volgen in Exact Online. Dit is belangrijk om te weten of de factuur goed is aangekomen en verwerkt. Volg deze stappen:

3.4.1 Controleer de status van je factuur

1. Ga naar Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > Historiek.
2. Zoek de factuur die je hebt verstuurd.
3. In de kolom "Track status" zie je de huidige status van de factuur. Klik op de status voor meer details.
   • In het pop-upvenster "Factuurstatus bij ontvanger" zie je de meest recente status bovenaan, inclusief eventuele opmerkingen van de ontvanger.

3.4.2 Factuurstatussen uitgelegd

Je factuur kan de volgende statussen hebben in Exact Online:

• Geleverd: De factuur is verzonden via Peppol, maar nog niet bevestigd door de ontvanger.
• Bevestigd: De factuur is ontvangen door de juiste persoon bij de klant.
• In bewerking: De ontvanger is de factuur aan het verwerken.
• Geaccepteerd: De factuur is goedgekeurd door de ontvanger.
• Afgekeurd: De factuur is afgekeurd (controleer de opmerkingen voor meer details).

Belangrijk: Als de ontvanger de Peppol-statusfunctionaliteit niet gebruikt, blijft de status op Geleverd. Andere software kan extra statussen tonen, die ook in de historiek verschijnen.

3.4.3 Een factuur opnieuw verzenden via Peppol

• Als je een factuur per e-mail hebt verstuurd, maar achteraf ontdekt dat de klant op Peppol zit, kun je deze opnieuw verzenden via Peppol.

1. Ga naar Factuurhistoriek.
2. Vink de factuur aan die je opnieuw wilt verzenden.
3. Klik bovenaan op "Opnieuw verzenden" en kies "Verzenden via Peppol".

4. Extra tips voor succes met Peppol

• Controleer regelmatig of nieuwe klanten zich hebben geregistreerd op Peppol, zodat je hun verzendmethode kunt aanpassen.
• Als je veel met Exact Online werkt voor je boekhouding, activeer dan zowel het verzenden als ontvangen van Peppol-facturen in Exact Online. Dit houdt alles overzichtelijk.
• Heb je vragen of problemen? De Exact Online supportpagina's bieden extra hulp (zie links bovenaan deze blogpost).