Voor wie is dit?
Deze nieuwe functionaliteit is ideaal voor bedrijven die werken met offertes en urenstaten en deze snel en efficiënt willen laten goedkeuren door hun klanten. Denk aan dienstverleners, consultants, aannemers en bedrijven die op projectbasis werken.
Door offertes en urenstaten digitaal te laten aftekenen, bespaar je tijd en zorg je voor een vlottere administratie.
Waarom wil je offertes direct online laten aftekenen?
Het digitaal aftekenen van offertes en urenstaten biedt tal van voordelen:
- Snellere goedkeuring: Klanten kunnen eenvoudig online akkoord geven, zonder papieren rompslomp.
- Minder fouten: Doordat het proces gestroomlijnd is, verklein je de kans op misverstanden of verkeerde versies.
- Duidelijke bewijslast: Elke ondertekening wordt gelogd en gekoppeld aan een IP-adres in Exact Online, waardoor je een juridisch sluitend bewijs hebt.
- Professionele uitstraling: Je biedt klanten een moderne en efficiënte manier om samen te werken.
Is dit sluitend?
Ja! Exact Online registreert niet alleen de ondertekening, maar ook het IP-adres van de ondertekenaar. Dit zorgt voor een extra laag betrouwbaarheid en voorkomt discussies achteraf. Je hebt dus altijd een duidelijk bewijs dat de offerte of urenstaat werd goedgekeurd.
Wat is er nieuw?
In de instellingen van Exact Online is er een nieuw tabblad "Aftekenen" toegevoegd. Hier kan je:
- Je logo en bedrijfsnaam instellen voor een gepersonaliseerde uitstraling.
- Bepalen of een handtekening vereist is voor validatie.
Hoe gebruiken?
Wanneer je een urenstaat of offerte verstuurt, kan je nu eenvoudig klikken op "E-mail met aftekening". De klant ontvangt een e-mail met een link en kan via deze pagina:
- De aangeboden opties bekijken en selecteren.
- De voorwaarden accepteren en digitaal ondertekenen.
- De offerte of urenstaat bevestigen.
Als de klant akkoord gaat, kan je zelfs automatisch een verkoopkans, factuur of project laten aanmaken. Bovendien ontvangt de klant een automatische bevestigingsmail met een bedankje voor het vertrouwen.
Heel eenvoudig, heel handig, heel professioneel!
Wil je deze functie ook implementeren in jouw workflow? Neem gerust contact met ons op en we helpen je graag verder!