Hoe activeer en gebruik je Peppol e-facturatie in Odoo? Een stap-voor-stap handleiding

Peppol e-facturatie kan aanvankelijk complex lijken, maar met Odoo is het proces gestroomlijnd en gebruiksvriendelijk. In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe je Peppol e-facturatie activeert en gebruikt in Odoo. Deze gids is geschikt voor beginners en biedt nauwkeurige instructies om ervoor te zorgen dat je alles correct instelt.

1. Wat is Peppol e-facturatie?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk dat het verzenden en ontvangen van elektronische facturen vereenvoudigt. Het biedt een veilige en gestandaardiseerde manier voor bedrijven en overheidsinstanties om facturen digitaal uit te wisselen, waardoor het gebruik van papieren documenten of e-mails overbodig wordt.

2. Voor wie is Peppol e-facturatie bedoeld?

Peppol e-facturatie is bedoeld voor klanten die geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk, zoals bedrijven en overheidsinstanties die elektronische facturatie verplicht stellen. In Odoo kun je eenvoudig identificeren welke van je klanten zijn aangesloten op Peppol (zie stap 3.2.2).

3. Peppol integreren in Odoo

Odoo biedt volledige ondersteuning voor Peppol, waardoor je zowel facturen kunt verzenden als ontvangen via dit netwerk. Dit voor landen die deel uitmaken van het EAS. 

Hieronder wordt uitgelegd hoe je Peppol in Odoo kunt activeren en gebruiken.

3.1 Peppol activeren in Odoo

Volg deze stappen om Peppol in Odoo te activeren:

1. Navigeren naar de juiste instellingen:
   • Ga naar het Apps-menu in Odoo.
   • Zoek naar de Invoicing-module en installeer deze als dat nog niet is gedaan.
2. Peppol-functie inschakelen:
   • Open de Boekhouding-, facturatie- of verkoop-module.
   • Ga naar Configuratie > instellingen.
   • Zoek bovenaan naar "Peppol" naar het gedeelte PEPPOL elektronische facturering
     
   • Hier kan je peppol activeren en optioneel ook aanvinken om de aankoopfacturen te ontvangen in Odoo.
   • Klik op Registreren om de wijzigingen op te slaan.
3. Bedrijfsinformatie verifiëren:
   • Ga opnieuw naar jouw instellingen.
   • In het gedeelte Bedrijven, zorg ervoor dat alle bedrijfsgegevens correct en volledig zijn ingevuld, inclusief het btw-nummer. Deze informatie is essentieel voor het correct verzenden van Peppol-facturen.

3.2 Voorbereiden van klantgegevens voor Peppol

Voordat je Peppol-facturen kunt verzenden, is het belangrijk om de klantgegevens in Odoo correct in te stellen.

3.2.1 Klantgegevens controleren

• Ga naar de Boekhoud-, verkoop- of facturatie-module.
• Navigeer naar Klanten.
• Open elke klantkaart en zorg ervoor dat het BTW-veld correct is ingevuld met het btw-nummer of ondernemingsnummer van de klant.
  Vul ook zeker het volledige adres aan.

3.2.2 Identificeren van Peppol-geregistreerde klanten

• In de Klanten-lijstweergave kun je kolommen aanpassen door op het kolomicoon te klikken.
• Voeg de kolom Peppol Geregistreerd toe om te zien welke klanten zijn geregistreerd op het Peppol-netwerk.
• Hier kan je ook alle klanten aanvinken en bovenaan klikken op het tandwiel om alle klanten op Peppol te controleren.
  

3.2.3 Verzendingmethode instellen voor Peppol-klanten

• Open de klantkaart van een Peppol-geregistreerde klant.
• Klik op het tabblad Boekhouding.
• In het veld Klantfacturen selecteer je bij Factuur verzenden de optie Peppol.
  
• Klik op het wolkje  om op te slaan om de wijzigingen op te slaan.

3.3 Een Peppol-factuur aanmaken en verzenden

Nadat de instellingen zijn geconfigureerd, kun je een Peppol-factuur aanmaken en verzenden.

1. Factuur aanmaken:
   • Ga naar de Boekhouding-, facturatie- of verkoop-module.
   • Klik op Klanten > Facturen.
   • Klik op Nieuw om een nieuwe factuur aan te maken.
   • Vul de benodigde gegevens in, zoals de klant, producten en bedragen.
2. Verzenden via Peppol:
   • Nadat de factuur is gevalideerd, klik je op Verzend en afdrukken.
   • Odoo detecteert automatisch of de klant is geregistreerd op Peppol en zal de factuur dienovereenkomstig via Peppol verzenden.

3.4 De status van Peppol-facturen volgen

Het is belangrijk om de status van verzonden facturen te monitoren.

1. Factuurstatus controleren:
   • Ga naar Klanten > Facturen.
   • De kolom Status toont de huidige status van elke factuur.
2. Statussen begrijpen:
   • Gefactureerd : De factuur is geboekt maar nog niet verzonden.
   • Betaald: De factuur is betaald.
   • Gestuurd: De factuur is verzonden naar de klant.

4. Extra tips voor succesvol gebruik van Peppol in Odoo

• Regelmatige controle: Controleer periodiek of nieuwe klanten zich hebben geregistreerd op het Peppol-netwerk en pas hun verzendmethoden dienovereenkomstig aan.
• Documentatie raadplegen: Voor aanvullende informatie en ondersteuning kun je de officiële Odoo-documentatie raadplegen.

Met deze handleiding kun je effectief Peppol e-facturatie implementeren en gebruiken in Odoo. Mocht je verdere vragen hebben of heb je graag om dit veilig in te stellen met een consultant Boek nu een afspraak